Sukladno članku 13. Pravilnika, osoba ovlaštena za upis podataka u Registar može izvršiti upis podataka u Registar i preko poslovnice Financijske agencije (dalje u tekstu: Agencije), predajom popunjenog i potpisanog obrasca u
poslovnici Agencije.Obrasci su zajedno s privitcima i uputama za popunjavanje sastavni dio Pravilnika te su objavljeni u Narodnim novinama zajedno s Pravilnikom, a dostupni su i na mrežnim stranicama Ministarstva financija.
Osoba ovlaštena za upis podataka u Registar jest osoba ovlaštena za zastupanje pravne osobe ili opunomoćenik pravne osobe ovlašten za upis podataka u Registar te upravitelj trusta ili njegov opunomoćenik ovlašten za upis podataka u Registar.
Osoba ovlaštena za upis podataka u Registar dužna je uz obrazac priložiti:
1. presliku službenog osobnog dokumenta
2. punomoć ako osoba predaje obrazac u poslovnici Agencije u svojstvu opunomoćenika
3. grafički prikaz vlasničke strukture ako je u obrascu označeno da pravni subjekt ili trust ima složenu vlasničku strukturu, a u obrascu nije upisana napomena.
Ime i prezime osobe ovlaštene za upis podataka u Registar navedene u obrascu moraju odgovarati podatcima iz službenoga osobnoga dokumenta ili punomoći, u protivnom zaposlenik Agencije neće zaprimiti obrazac.
Obrazac mora biti potpisan od strane osobe ovlaštene za upis podataka u Registar te u Obrascu moraju biti upisani svi podaci propisani Uputom za ispunjavanje obrasca iz članka 17. Pravilnika. Također, ako je u predanome obrascu označena složena vlasnička struktura, mora biti upisana napomena i/ili priložen grafički prikaz vlasničke strukture, u protivno će zaposlenik Agencije vratiti obrazac podnositelju na dopunu.
Ako se podatci iz Registra koji se preuzimaju iz Sustava OIB-a razlikuju od podataka upisanih na predanom obrascu, zaposlenik Agencije neće provesti upis, već će podnositelju vratiti obrazac radi usklađivanja podataka. Ako podatci kojima raspolaže pravni subjekt ne odgovaraju podatcima preuzetima iz OIB sustava koji se nalaze u Registru, navedeni podatci se ne mogu mijenjati u Registru nego je pravni subjekt ili upravitelj trusta dužan zatražiti izmjenu podataka u nadležnome matičnom registru (primjerice Sudski registar, Registar udruga, Matica vjenčanih i dr.).
Zaposlenik Agencije upisuje u Registar podatke iz popunjenog i potpisanog obrasca te pohranjuje obrazac zajedno s priloženim dokumentima (preslika osobne iskaznice i dr.).
Po izvršenom upisu podataka u Registar zaposlenik Agencije podnositelju obrasca bez naknade izdaje izvadak iz Registra za pravni subjekt ili za trust za kojega su uneseni podatci.
Slika 1 - Ovlaštena osoba dolazi na šalter te predaje Zahtjev za upis u RSV
