Ova obveza proizlazi iz samog Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), konkretno članka 108. UFEU-a te članka 3. Uredbe Vijeća (EU) 2015/1589, od 13. srpnja 2015. o utvrđivanju detaljnih pravila primjene članka 108. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (Službeni list EU, L 248, od 24.9.2015.) koji propisuju zabranu dodjele državne potpore prije nego što EK donese, ili se smatra da je donijela odluku kojom se odobrava državna potpora. Riječ je zapravo poštivanju tzv. klauzule o mirovanju (eng. „standstill clause").
Postupanje koje se odnosi na prijedloge programa/pojedinačne državne potpore za koje postoji obveza prijave EK propisano je člankom 8. Zakona o državnim potporama (Narodne novine, br. 47/13).
Sukladno članku 8. ZDP-a, davatelji državne potpore dostavljaju Ministarstvu financija prijedlog programa/pojedinačne državne potpore.
Dostava Ministarstvu financija obavlja se u elektroničkom obliku u Internet aplikaciji registra državnih potpora i potpora male vrijednosti (članak 3. Pravilnika o dostavi prijedloga državnih potpora, podataka o držanim potporama i potporama male vrijednosti te registru državnih potpora i potpora male vrijednosti (Narodne novine, br. 125/17)). Pristup davateljima državnih potpora i potpora male vrijednosti Internet aplikaciji Registra omogućen je uz korištenje autentikacijskog uređaja – tokena dnevno svakoga dana u godini, osim u dane tehničkog održavanja Registra.
Osim prijedloga programa/pojedinačne državne potpore uz popunjeni Obrazac - Prijava državne potpore (popunjava se u Registru), davatelji državnih potpora putem Internet aplikacije registra državnih potpora i potpora male vrijednosti Ministarstvu financija dostavljaju dodatnu dokumentaciju (primjerice Obrazac prijave – opći podaci; Obrazac prijave – dodatni podaci (ovisno o vrsti državne potpore) te popratni dopis potpisan i ovjeren od strane ovlaštene osobe davatelja državne potpore.
Nakon dostave prijedloga programa/pojedinačne državne potpore, Ministarstvo financija izdaje mišljenje o usklađenosti s pravilima o državnim potporama te prijedlog programa/pojedinačne državne potpore prijavljuje EK putem posebnog elektroničkog sustava (SANI sustav - engl. State Aid Notification Interactive).
Sukladno članku 11. Zakona o državnim potporama Ministarstvo financija prosljeđuje sve zahtjeve EK za dodatnim pojašnjenjima i dostavom dokumentacije davateljima državnih potpora te pojašnjenja i dokumentaciju davatelja državnih potpora EK.
Osim postupka prijave državnih potpora, pred EK moguće je započeti i postupak pretprijave. Prijedlog programa/pojedinačne državne potpore radi pretprijave EK, davatelj državne potpore dostavlja Ministarstvu financija također u elektroničkom obliku u Internet aplikaciji registra državnih potpora i potpora male vrijednosti.
Davatelji sredstava mogu prijaviti/pretprijaviti mjeru EK za koju smatraju da ne predstavlja državnu potporu radi pravne sigurnosti ali također isključivo putem Ministarstva financija u elektroničkom obliku u Internet aplikaciji registra državnih potpora i potpora male vrijednosti.
Zaključno, neovisno o prijavi ili pretprijavi EK, uz prijedlog programa/pojedinačne državne potpore te uz mjeru za koju davatelj smatra da ne predstavlja državnu potporu, davatelj u elektroničkom obliku u Internet aplikaciji registra državnih potpora i potpora male vrijednosti dostavlja, između ostalog, i ispunjeni Obrazac prijave - opći podaci, a posebni obrazac ako je riječ o državnoj potpori te ovisno o njenoj vrsti.
Način prijave i sadržaj obrazaca propisan je
Uredbom Komisije br. 794/2004, od 21. travnja 2004. o prijavi i obrascima prijava (SL EU, L 140, od 30.4. 2004, L 302, od 1.11.2006., L 407, od 30.12.2006.; L 82, od 25.3.2008.; L 313, od 22.11.2008.; L 81, od 27.3.2009., L 308, od 24.11.2009.; L 109, od 12.4.2014., L 325 od 10.12.2015., L 51, od 26.2.2016.).
Uredbom Komisije 2015/2282, od 27. studenog 2015. o izmjeni Uredbe br. 794/2004. o obrascima prijava i obrascima o podacima (SL EU, L325, od 10.12.2015.)
Postupak Europske komisije kojeg provodi nakon zaprimanja prijave propisan je:
Uredbom Vijeća (EU) 2015/1589, od 13. srpnja 2015. o utvrđivanju detaljnih pravila primjene članka 108. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (Službeni list EU, L 248, od 24.9.2015.)