Pregled mjerila i poduzetih aktivnosti
1. Rad Agencije - zapošljavanje ljudi, rad u kontroli kvalitete, treninzi
- Mjerilo ispunjeno u dijelu broja ljudi (zadano je bilo zaposliti 53 osobe na osnovnim poslovima Agencije, a zaposleno je 63). Agencija zapošljava ljude temeljem vlastitih analiza opterećenosti poslom i aktivnosti koje se u sustavu namjeravaju poduzeti kako bi se na vrijeme kontrolirala ispravnost provedbe svih projekata. Ovim je uspostavljeno aktivno samostalno upravljanje sustavom i poduzimanje potrebnih aktivnosti prije nego što to netko izvan sustava kaže.
- Mjerilo ispunjeno i u dijelu uvođenja kontrole kvalitete i broja ljudi u Sektoru za kontrolu kvalitete - zaposleno je 7 osoba i sva dokumentacija se u potpunosti kontrolira.
- Ispunjavanje mjerila vezano uz edukaciju i treninge je kontinuirano. Obavljeni su uvodni treninzi i novi ljudi su počeli konkretno raditi po sistemu mentorstva - svakom je dodijeljen zaposlenik s iskustvom koji prati rad novozaposlenog. Kontinuirano se dorađuju se trening planovi i registri te prema tome provode usavršavanja.
2. Rokovi za dostavu natječajne dokumentacije za PHARE 2006
- Europska komisija zadala je konkretne rokove za dostavu dokumentacije po mjesecima. SAFU se pridržava zadanih rokova i aktivno prati tijek izrade dokumentacije po ministarstvima i ostalim tijelima državne uprave. U slučaju da se na nekom od projekata pojavljuju problemi te da će se odstupiti od zadanog roka izvijestit će Delegaciju i dati obrazloženje odstupanja. Dokumentacija se šalje kontinuirano kako je pripremljena i kontrolirana te se nastoji izbjeći slanje u zadnji čas.
3. Poboljšanja u praćenju rada sustava
- Aktivniji rad SAFU: SAFU organizira mjesečne sastanke pojedinačno sa svakim od tijela državne uprave koji sudjeluju u provedbi PHARE programa i prati status provedbe projekata. Redovito se provode kontrole na terenu vezano uz provedbu projekata kako bi se na vrijeme uočilo koriste li se sredstva namjenski i prema zadanim pravilima.
- Nacionalni fond je započeo s analizama kod korisnika te se intervjuiraju zaposlenici koji rade na provedbi projekata kako bi se utvrdila razina njihovih znanja i uključenost u provedbu. Sastavljeni su upitnici temeljem kojih se radi analiza i utvrđuje kvaliteta rada kod pojedinog korisnika te nedostaci koje je potrebno ukloniti. Izvješća o rezultatima analiza raspravljaju se na Vladi.
4. Povećanje kvalitete natječajne i ugovorne dokumentacije koja se podnosi Delegaciji na prethodnu (ex ante) kontrolu
- Kvaliteta dokumentacije koju Agencija šalje Delegaciji bolja je u odnosu na dokumentaciju koja se slala 2007. godine. Postotak odbijenica prelazi zadana mjerila, ali kada se analizira suština radi se o bezazlenijim komentarima u odnosu na godinu prije. Dobra komunikacija Agencije i Delegacije sigurno može spriječiti i odbijenice te vrste.
5. Mjerilo za poboljšanje unutarnje revizije u Ministarstvu financija za Nacionalni fond i SAFU
- Povećan je broj planiranih revizija u sustavu provedbe predpristupnih projekata te je planirano provesti minimalno jednu unutarnju reviziju po svakom od predpristupnih programa.
- Udvostručio se broj djelatnika u Samostalnoj službi unutarnje revizije za rad na poslovima revizije predpristupnih programa Europske unije.
- Središnja harmonizacijska jedinica (SHJ) aktivno je uključena u rad unutarnjih revizora na području revizije projekata financiranih iz EU te je sastavljena detaljna uputa temeljem koje će unutarnji revizori iz svih ministarstava i drugih tijela koja sudjeluju u sustavu provedbe projekata EU obaviti revizije, a SHJ će temeljem njihovih izvješća sastaviti objedinjeno izvješće.
6. Mjerilo u vezi sustava nepravilnosti
- Predstavnicima Komisije predan je plan rada na edukaciji djelatnika, sva do sada pripremljena izvješća, izmjene uredbi kojima je AFCOS operativno uključen u rad sustava. Zaključeno je da se sustav razvija u dobrom smjeru.
Nalazi revizora Europske komisije
Redovito se slalo izvješće o poboljšanjima u sustavu i rješenjima nalaza. Ocjene predstavnika Europske komisije tijekom misije u razdoblju od 23. do 25. travnja 2008. godine su bile dobre. Zaključeno je da su poduzeta poboljšanja kvalitetna i da je većina nalaza u potpunosti riješena.