Financijsko upravljanje i kontrole

Zakon o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru u okviru poglavlja Upravljačka odgovornost za sustav unutarnjih kontrola jasno propisuje odgovornost odgovorne osobe institucije (čelnika) za razvoj učinkovitog i djelotvornog sustava unutarnjih kontrola unutar institucije, prenošenje ovlasti i odgovornosti za razvoj sustava unutarnjih kontrola na rukovoditelje ustrojstvenih jedinica koji su odgovorni za razvoj ovog sustava u svom djelokrugu.

Ovaj Zakon treba gledati zajedno sa Zakonom o proračunu i Zakonom o fiskalnoj odgovornosti kao jednu cjelinu. 
Neučinkoviti i nedjelotvorni sustavi unutarnjih kontrola mogu imati za posljedicu nezakonitost i neučinkovitost u potrošnji financijskih sredstava, a time i nemogućnost davanja Izjave o fiskalnoj odgovornosti. Također treba istaknuti i nemogućnost korištenja sredstava iz fondova Europske unije budući da se prije i pri korištenju fondova EU od potencijalnih korisnika zahtijeva izgrađen sustav unutarnjih kontrola kako bi se u radu osiguralo zakonito, svrhovito, ekonomično i učinkovito raspolaganje sredstvima.

Osim navedenog, sustavi unutarnjih kontrola u funkciji su kontrole rizika, kako bi se spriječile eventualne nepravilnosti u poslovanju. 
Dakle, ovo je pomoć odgovornoj osobi institucije da može preuzeti odgovornost koju ima temeljem Zakona o proračunu i Zakona o fiskalnoj odgovornosti te da se osigura uspješna provedba odredbi navedenih zakona, ali i svih drugih propisa koji uređuju poslovanje jedne institucije.

Svi obveznici Zakona o sustavu unutarnjih kontrola u obvezi su razvijati sustav unutarnjih kontrola. 
Vezano uz obveze institucija prema Ministarstvu financija ističemo da su ministarstva i državna tijela razine razdjela, županije, gradovi i općine sukladno Zakonu o fiskalnoj odgovornosti dužni u propisanom roku dostaviti elektronski Ministarstvu financija Izjavu o fiskalnoj odgovornosti zajedno sa svim prilozima.

Sve ono što se od institucije traži u Upitniku o fiskalnoj odgovornosti, uključujući provođenje preporuka i nalaza unutarnje i vanjske revizije.

Odgovornost za razvoj sustava unutarnjih kontrola je na odgovornoj osobi institucije. Zakon u članku 8. uređuje i prenošenje ovlasti za razvoj sustava unutarnjih kontrola na druge osobe. Odgovorna osoba institucije internim odlukama dodjeljuje ovlasti i odgovornosti za realizaciju pojedinih strateških ciljeva i za upravljanje proračunskim sredstvima osiguranim u proračunu na pojedine rukovoditelje ustrojstvenih jedinica. Svaki rukovoditelj ustrojstvene jedinice na koga je prenesena takva odgovornost treba analizirati poslovne procese koji su u funkciji osiguranja realizacije ciljeva iz nadležnosti, sagledati ima li „pod kontrolom" cijeli proces (primjerice, može se dogoditi da su sredstva za realizaciju određene aktivnosti osigurana na poziciji za koju je odgovoran rukovoditelj, a rješenja i drugi akti na temelju kojih se provodi isplata donose se u drugoj ustrojstvenoj jedinici ili čak izvan institucije). Treba sagledati koji su rizici vezani uz proces (input, aktivnosti i output procesa) te koje su prethodne i naknadne kontrole u funkciji smanjenja takvih rizika, jesu li jasno uređene ovlasti i odgovornosti unutar cijelog procesa, kakav je sustav izvještavanja i koji su pokazatelji uspješnosti definirani za realizaciju ciljeva, kakve evidencije i baze podataka podržavaju odvijanje određenog procesa iz nadležnosti rukovoditelja i slično. 
Svojim preporukama za poboljšanje poslovnih procesa rukovoditeljima pomaže i unutarnja revizija revidirajući pojedine poslovne procese te je važno da su kod izrade planova unutarnje revizije aktivno uključeni rukovoditelji ustrojstvenih jedinica dajući podatke o najznačajnijim rizicima u procesima iz svoje nadležnosti, što propisuje i članak 33. stavak 4. Zakona o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru.

Da, sukladno odredbama Zakona, institucije nisu u obvezi imenovati voditelja za financijsko upravljanje i kontrole i odluku o imenovanju možete staviti van snage. Odredbom članka 16. Zakona jasno je propisano da je za koordinaciju aktivnosti vezanih uz razvoj sustava unutarnjih kontrola na razini korisnika proračuna zadužena ustrojstvena jedinica nadležna za financije.

Ne, odredbom članka 16. Zakona propisano je da unutar ustrojstvene jedinice nadležne za financije, korisnici proračuna mogu, uvažavajući potrebe i posebnosti u poslovanju i ovisno o procjeni opravdanosti, ustrojiti jedinicu ili imenovati koordinatora za razvoj sustava unutarnjih kontrola.

Ne

Ne

Zakonom o sustavu unutarnjih kontrola propisano je da svi obveznici trebaju osigurati upravljanje rizicima, a institucija treba procijeniti i odlučiti kako će to najbolje osigurati. Hoće li imati formalna imenovanja i u kojoj formi će evidentirati rizike na svakoj je instituciji da to uredi. Središnja harmonizacijska jedinica će u Smjernicama za upravljanje rizicima koje su u izradi dati primjer registra rizika i koje elemente bi registar mogao sadržavati. 
Institucije trebaju internom procedurom urediti tko će biti uključen, kako će se pratiti i izvještavati o rizicima, a manje institucije će određene elemente urediti i u dogovoru s nadležnom institucijom (ministarstvom, županijom, gradom).

Budući da je u organizacijskoj klasifikaciji Zavod glava u razdjelu ministarstva, sukladno Uputama za izradu Strategije upravljanja rizicima iz studenoga 2011. g, niste u obvezi izraditi Strategiju upravljanja rizicima, već utvrđujete rizike i upravljate najznačajnijim rizicima koji mogu utjecati na poslovanje, a na zahtjev nadležnog ministarstva o takvim rizicima ih izvješćujete.

Manji gradovi, općine i njihovi proračunski korisnici nisu u obvezi imenovati odgovornu osobu za koordinaciju uspostave procesa upravljanja rizicima, niti donijeti strategiju upravljanja rizicima. U skladu s tim Središnja harmonizacijska jedinica priprema izmjene Smjernica za provedbu procesa upravljanja rizicima kod korisnika proračuna KLASA: 043-01/09-01/1161, URBROJ: 513-10/01-1 od rujna 2009. godine, u kojima će se isto naglasiti, ali ono što je potrebno je da u planskim dokumentima navedete ključne rizike vezane uz ostvarenje ciljeva institucije.

U ovoj fazi razvoja primarno je da se urede procesi sukladno Upitniku o fiskalnoj odgovornosti. Ostali poslovni procesi mogu se nastaviti uređivati postupno, sukladno procjeni rizika. Razvoj ovog sustava provodi se kontinuirano i ne može se riješiti provođenjem jednokratnih mjera uz pomoć konzultantskih usluga, što se možda ranije percipiralo, kada su isticane aktivnosti vezane uz popis i opis poslovnih procesa. 
Ovaj sustav je prije svega primarna zadaća čelnika, rukovoditelja ustrojstvenih jedinica i svih zaposlenika te predstavlja način upravljanja prihodima, rashodima, imovinom i obvezama u jednoj općini poštujući sve zakonske i druge propise koji uređuju područja djelovanja općine. 
Stoga je važno vidjeti koje to usluge konzultantske kuće nude i jesu li te aktivnosti od pomoći čelniku u upravljanju prihodima, rashodima, imovinom i obvezama, jesu li te aktivnosti usmjerene na razvoj kontrolnih aktivnosti, sustava evidencija i izvještavanja (primjerice, uvođenje riznice i slično), a u cilju osiguranja zakonitog, namjenskog i svrhovitog korištenja sredstava kako bi se ostvarili postavljeni ciljevi.

Donošenjem novog Zakona o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru ukida se: 

• izrada i podnošenje godišnjeg izvješća o sustavu financijskog upravljanja i kontrola (obrazac GI-FUIK) te 
• donošenje Plana uspostave i razvoja financijskog upravljanja i kontrola. 

Novi Zakon uspostavlja jedinstveni sustav izvještavanja. Svi obveznici Zakona, o sustavu unutarnjih kontrola izvještavaju putem Izjave o fiskalnoj odgovornosti, koja pored Upitnika o fiskalnoj odgovornosti uzima u obzir nalaze i preporuke unutarnje i vanjske revizije. 
Uočene slabosti navode se u Planu otklanjanja slabosti i nepravilnosti koji je sastavni dio Izjave o fiskalnoj odgovornosti. O otklonjenim slabostima izvješćuje se u prilogu Izjave - Izvješće o otklonjenim slabostima i nepravilnostima utvrđenima prethodne godine.
Za svoje interne potrebe institucija može pored Upitnika o fiskalnoj odgovornosti, prema vlastitoj procjeni definirati i dodatne upitnike za širu samoprocjenu sustava unutarnjih kontrola.

Ne, obveznici svoje Izjave o fiskalnoj odgovornosti dostavljaju nadležnim institucijama odnosno elektronskim putem dostavljaju Ministarstvu financija (kako je uređeno važećim propisima koji uređuju područje podnošenja Izjave o fiskalnoj odgovornosti).

Zakon je propisao obvezu stručnog usavršavanja u području sustava unutarnjih kontrola, ali to ne znači da rukovoditelji i osobe uključene u koordinaciju razvoja sustava unutarnjih kontrola u cijelom javnom sektoru moraju proći isključivo izobrazbu organiziranu od strane Ministarstva financija, već su i na tržištu dostupni seminari iz područja razvoja unutarnjih kontrola.

Ističemo da je u tijeku izrada pravilnika i programa izobrazbe u području razvoja sustava unutarnjih kontrola kojim će se detaljnije urediti područje izobrazbe u ovom segmentu.

Ministarstvo financija nije odobrilo niti jedan program certificiranja u području sustava unutarnjih kontrola ili u području poduzimanja radnji protiv nepravilnosti. Stoga je na svakoj instituciji da odluči hoće li na ponuđene radionice poslati svoje zaposlenike, naravno, ukoliko smatraju da će im to povećati razinu znanja i rezultirati određenom koristi.