Obavljanje poslova unutarnje revizije
Na koji način je moguće inicirati obavljanje horizontalnih ili vertikalnih revizija i sa koje razine se pokreće prijedlog za obavljanje takvih revizija?
Vertikalne i horizontalne revizije možete inicirati sukladno odredbama Pravilnika o unutarnjoj reviziji korisnika proračuna (NN 96/13) s bilo koje razine. Uputu o obavljanju vertikalnih i horizontalnih revizija smo objavili na našim internetskim stranicama. Dovoljno je da obavljanje revizije predložite vašem ravnatelju, dopisom s njegove razine šaljete prijedlog institucijama kojima predlažete suradnju (bilo po horizontali ili vertikali) tj. obavljanje zajedničke revizije i s onima koji se suglase sklapate sporazum-opisano u spomenutoj Uputi. Treba samo inicirati pokretanje aktivnosti u područjima koje procjenjujete rizičnim.
Budući da Međunarodni standardi za stručnu provedbu unutarnje revizije koriste frazu "revizorski angažman“, molim vas za pojašnjenje, smatraju li se "revizor dani" dani koje je unutarnji revizor proveo obavljajući poslove pojedinačne unutarnje revizije ili su to dani provedeni na svim revizorskim aktivnostima (što uključuje i pripremu i izradu planova unutarnje revizije, edukacije, obavljanje godišnje samoprocjene, izvješćivanje o radu jedinice i sl.)?
„Revizor dan“ se tumače kao dani koje je unutarnji revizor proveo obavljajući poslove pojedinačne unutarnje revizije. Naime, uobičajena praksa je da se od ukupnih dana u godini oduzmu godišnji odmori i praznici te se na taj način dođe do efektivnih revizor dana. Nakon toga, se oduzmu dani odnosno sati neophodni za edukaciju kao i dani za neke administrativne i druge aktivnosti revizora. Na taj se način dolazi do neto efektivnih revizor dana koji se raspoređuju na pojedinačne revizijske angažmane i to na aktivnosti pripreme i planiranja pojedinačnog angažmana, izvođenja u užem smislu (rada na terenu) te oblikovanja zaključaka i rezultata za potrebe izrade izvješća. Drugim riječima, uobičajeno se vrijeme za edukaciju internih revizora, obavljanje nekih općih administrativnih poslova na razini odjela, za aktivnosti internog vrednovanja i sl. isključuju tj. oduzimaju od ukupnog broja efektivnih revizor dana na godišnjoj razini koji su predviđeni za obavljanje pojedinačnih revizijskih angažmana.
Kod obavljanja revizije uočila sam nepravilnost u određenom postupku i to navela u izvješću. Da li sam dužna prijaviti ovu nepravilnost osobi za nepravilnosti kako bi ona o istome obavijestila Ministarstvo financija - proračunski nadzor - što je njena obveza ili je dovoljno što sam to napisala u izvješću?
Člankom 43. stavak 4. Zakona o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru (NN 78/15) definirano je postupanje u vezi sa poduzimanjem radnji protiv nepravilnosti. Svi zaposlenici institucije, pa tako i unutarnji revizori o uočenim nepravilnostima obavještavaju osobu za nepravilnosti, koja obavještava odgovornu osobu institucije koja je dužna poduzeti mjere.
Na završnom sastanku obavljene revizije nije postignuta suglasnost oko svih preporuke s obzirom da rukovodstvo smatra da prihvaćanje i provedba preporuka nisu striktno zakonski obvezna pa da stoga nisu ni potrebne, molim vaše mišljenje o postupanju.
Priručnik za unutarnje revizore definira da je obveza unutarnjeg revizora da u tijeku provedbe pojedinačne revizije, a nakon provedenog testiranja sve utvrđene činjenice obvezno potvrdi s revidiranim subjektom kako bi imao pouzdane i relevantne dokaze kao temelj za formuliranje nalaza i po potrebi za davanje preporuka.
Nadalje, revizor treba prilikom pisanja nalaza i preporuka jasno identificirati i navesti ciljeve koji se provođenjem preporuka trebaju ostvariti i rizike koji se mogu spriječiti ili će se provođenjem preporuka vjerojatnost njihova ostvarenja svesti na prihvatljivu razinu.
Također, revizor treba biti spreman tijekom završnog sastanka detaljno pojasniti logiku predloženih preporuka i za nju imati dokumentirane nalaze potkrijepljene dokazima, odnosno objasniti konkretnu korist od provedbe danih preporuka.
Napominjemo da funkcija unutarnje revizije ima prije svega savjetodavnu ulogu i da unutarnji revizori ne snose odgovornost za neprihvaćanje preporuka, ali su dužni upozoriti na rizike koji se mogu javiti kao posljedica neprihvaćanja ili neprovođenja preporuka. U tom slučaju rukovodstvo svjesno prihvaća rizik, a unutarnji revizor mora osigurati pisani revizijski trag o provedenim revizorskim aktivnostima koje su poduzete prilikom provođenja revizije (identificirani rizici, obavljeno testiranje, utvrđene slabosti u sustavu kontrola, dane preporuke (dostatno objašnjene), povezati ciljeve i rizike s danim preporukama, detaljna i od strane sudionika sastanka potvrđena bilješka sa završnog sastanka, očitovanje rukovodstva o neprihvaćanju ili djelomičnom prihvaćanju preporuka i dostatno objašnjenje da je revizor upozorio rukovodstvo da neprihvaćanjem preporuka ono prihvaća aktivaciju već utvrđenih ili mogućih rizika).
Nadalje, revizor treba prilikom pisanja nalaza i preporuka jasno identificirati i navesti ciljeve koji se provođenjem preporuka trebaju ostvariti i rizike koji se mogu spriječiti ili će se provođenjem preporuka vjerojatnost njihova ostvarenja svesti na prihvatljivu razinu.
Također, revizor treba biti spreman tijekom završnog sastanka detaljno pojasniti logiku predloženih preporuka i za nju imati dokumentirane nalaze potkrijepljene dokazima, odnosno objasniti konkretnu korist od provedbe danih preporuka.
Napominjemo da funkcija unutarnje revizije ima prije svega savjetodavnu ulogu i da unutarnji revizori ne snose odgovornost za neprihvaćanje preporuka, ali su dužni upozoriti na rizike koji se mogu javiti kao posljedica neprihvaćanja ili neprovođenja preporuka. U tom slučaju rukovodstvo svjesno prihvaća rizik, a unutarnji revizor mora osigurati pisani revizijski trag o provedenim revizorskim aktivnostima koje su poduzete prilikom provođenja revizije (identificirani rizici, obavljeno testiranje, utvrđene slabosti u sustavu kontrola, dane preporuke (dostatno objašnjene), povezati ciljeve i rizike s danim preporukama, detaljna i od strane sudionika sastanka potvrđena bilješka sa završnog sastanka, očitovanje rukovodstva o neprihvaćanju ili djelomičnom prihvaćanju preporuka i dostatno objašnjenje da je revizor upozorio rukovodstvo da neprihvaćanjem preporuka ono prihvaća aktivaciju već utvrđenih ili mogućih rizika).
Tko sastavlja Plan djelovanja/Akcijski plan, odnosno tko popunjava, a tko ga potpisuje?
U Planu djelovanja nadležno rukovodstvo korisnika proračuna za svaku usuglašenu preporuku određuju:
Plan djelovanja priprema ovlaštena osoba nadležna za revidirani proces pri čemu je bitno da se u Plan djelovanja uključe gore navedeni elementi.
Ponekad je više revidiranih subjekata obuhvaćeno jednom revizijom (posebno prilikom obavljanja revizije sustava). U tom slučaju Plan djelovanja može pripremati više osoba nadležnih za revidirani proces ili dio procesa, odnosno svaka nadležna osoba popunjava elemente obrasca Plana djelovanja za preporuke koje se odnose na dio procesa za koji je ista zadužena.
Sukladno Priručniku za unutarnje revizore, pripremljen Plan djelovanja se dostavlja čelniku korisnika proračuna na potpis.
Unutarnja revizija ne smije biti uključena u izradu Plana djelovanja, a revizor ne smije i ne može nametnuti rješenja u cilju provođenja prihvaćenih preporuka.
- planirane aktivnosti u cilju provedbe preporuka
- osobu zaduženu za provedbu svake prihvaćene preporuke
- planirani rok provedbe preporuke.
Plan djelovanja priprema ovlaštena osoba nadležna za revidirani proces pri čemu je bitno da se u Plan djelovanja uključe gore navedeni elementi.
Ponekad je više revidiranih subjekata obuhvaćeno jednom revizijom (posebno prilikom obavljanja revizije sustava). U tom slučaju Plan djelovanja može pripremati više osoba nadležnih za revidirani proces ili dio procesa, odnosno svaka nadležna osoba popunjava elemente obrasca Plana djelovanja za preporuke koje se odnose na dio procesa za koji je ista zadužena.
Sukladno Priručniku za unutarnje revizore, pripremljen Plan djelovanja se dostavlja čelniku korisnika proračuna na potpis.
Unutarnja revizija ne smije biti uključena u izradu Plana djelovanja, a revizor ne smije i ne može nametnuti rješenja u cilju provođenja prihvaćenih preporuka.
Nakon provedene revizije na završnom sastanku sve preporuke su prihvaćene. Za dostavu Plana djelovanja ravnateljica je tražila rok od 30 dana obzirom na kadrovske promijene koje su u tijeku, odlazak nekih od ključnih osoba važnih za odvijanje procesa i zapošljavanje novih. U međuvremenu je prošlo 30 dana, Plan djelovanja nije dostavljen, a osobe još nisu zaposlene. Zanima me kako mogu završiti reviziju bez jedne od sastavnica Konačnog izvješća. Kako postupiti u ovakvim slučajevima?
U navedenoj situaciji kada postoje organizacijske promjene u Vašoj instituciji koje utječu na izradu plana djelovanja (definiranje osoba za provedbu), kako ste i naveli "...kadrovske promijene koje su u tijeku, odlazak nekih od ključnih osoba važnih za odvijanje procesa i zapošljavanje novih" možete samo zatražiti od ravnateljice što skoriju dostavu plana djelovanja. Međutim, navedeno Vas ne bi trebalo ograničavati u obavljanju ostalih aktivnosti predviđenih godišnjim planom unutarnje revizije za tekuću godinu.
Bez plana djelovanja ne možete sastaviti konačno revizorsko izvješće, a Vi kao revizor ne možete biti uključeni u izradu plana djelovanja.
Bez plana djelovanja ne možete sastaviti konačno revizorsko izvješće, a Vi kao revizor ne možete biti uključeni u izradu plana djelovanja.
Dobila sam upit iz Odjela za društvene djelatnosti da li bih mogla otići s njima u kontrolu namjenskog trošenja sredstava ustanova u vlasništvu i da ih upoznam sa sustavom unutarnjih financijskih kontrola. Da li mogu ovo odraditi kao njihov savjetodavni član? Smatram da bi moj doprinos bio u upoznavanju ovih ustanova sa sustavima unutarnjih kontrola.
Iako, kao unutarnji revizor možete educirati zaposlene u svrsi i važnosti sustava unutarnjih kontrola, sam postupak provođenja kontrole namjenskog trošenja je zadaća Odjela za društvene djelatnosti i oni to trebaju obaviti.
Temeljem zahtjeva Ministarstva pravosuđa popunili smo upitnik vezan uz transparentnosti rada jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, a vezan uz Strategiju suzbijanja korupcije. Jedno od pitanja je bilo da li je unutarnji revizor napravio procjenu rizika od korupcije. Odgovorili smo negativno te molim da mi date smjernice na koji način napraviti procjenu rizika od korupcije.
Vezano uz procjenu rizika od korupcije od strane unutarnje revizije, važno je sagledati koji su to procesi i aktivnosti više izloženi riziku korupcije i prijevare (procesi velike financijske vrijednosti, proces nabave, programi u kojima se odobravaju značajna financijska sredstva fizičkim i pravnim osobama i slično) te postoje li i jesu li učinkovite postojeće kontrole u takvim procesima.
U tom slučaju, rizici mogu biti vezani uz nepostojanje podjele dužnosti, neprovođenje bilo kakvog nadzora, nepostojanje pisanog odobrenja za isplatu određenih sredstava, odnosno nepostojanje jasnih kriterija za dodjelu određenih sredstava, neusklađenost knjigovodstvenih podataka, utvrđivanje potreba koje mogu ispuniti samo točno određeni dobavljači; nisu jasno definirana osjetljiva radna mjesta; korištenje imovine institucije za osobnu uporabu, nepostojanje jasnih pravila u vezi izbjegavanja sukoba interesa i slično.
Od pomoći Vam može biti i prezentacija s 1. modula osnovne izobrazbe u kojoj je obrađena uloga unutarnje revizije u prevenciji rizika nepravilnosti i prijevara.
U tom slučaju, rizici mogu biti vezani uz nepostojanje podjele dužnosti, neprovođenje bilo kakvog nadzora, nepostojanje pisanog odobrenja za isplatu određenih sredstava, odnosno nepostojanje jasnih kriterija za dodjelu određenih sredstava, neusklađenost knjigovodstvenih podataka, utvrđivanje potreba koje mogu ispuniti samo točno određeni dobavljači; nisu jasno definirana osjetljiva radna mjesta; korištenje imovine institucije za osobnu uporabu, nepostojanje jasnih pravila u vezi izbjegavanja sukoba interesa i slično.
Od pomoći Vam može biti i prezentacija s 1. modula osnovne izobrazbe u kojoj je obrađena uloga unutarnje revizije u prevenciji rizika nepravilnosti i prijevara.